487 722 291

Třetího října loňského roku přijala vláda usnesení č. 630 o provedení analýzy informačních systémů pro správu dokumentů a služeb vytvářejících důvěru pro elektronické transakce ve veřejném sektoru. Cílem projektu mělo být zjištění, v jakém stavu se reálně nachází výkon spisové služby ve státní správě. Ve vzorku 76 vybraných subjektů tak byly zastoupeny všechny kategorie původců: zákonodárci (sněmovna, senát), ministerstva, soudy či správní orgány (například Státní energetická inspekce). 

Co do rozsahu tak šlo o jednu z nejrozsáhlejších analýz stavu vedení spisové služby od přijetí zákona č. 499/2004 S., o archivnictví a spisové službě.

V digitálním světě chybí jednotný postup

Již samotná příprava tohoto projektu však nebyla jednoduchá. Původní zadání směřovalo ke zjištění, jak jednotliví původci plní své povinnosti či zda informační systémy, podporující vedení spisové služby, splňují požadavky stanovené příslušnými právními předpisy. Nic proti tomu – obě tyto oblasti jsou důležité a již dopředu bylo zřejmé, že ne vždy bude možné původce a jejich dodavatele za reálný stav pochválit. Nicméně stejně tak bylo evidentní, že je třeba zadokumentovat i dlouhodobě neřešené střety požadavků jednotlivých právních předpisů s dopadem na výkon spisové služby či výkladovou jednoznačnost metodik a doporučení.

V záplavě předpisů, které přímo či nepřímo výkon spisové služby ovlivňují, se ty správné cesty a postupy hledají velmi obtížně. To, co se dlouhodobě a zvykově realizuje s listinným dokumentem (například vyznačení doložky nabytí právní moci či vykonatelnosti) žel dosud není pro digitální dokumenty právními předpisy jednoznačně definováno. A je nahrazující metodiky ne vždy stačí. A to zdaleka není jediný případ nedořešené odchylnosti listinného a digitálního světa. V praxi to pak vede k tomu, že fakticky identické procesy realizuje každý původce odchylně – a ne vždy správně. Tato skutečnost se pak negativně promítá i do vývoje a provozu elektronických spisových služeb. ICT Unie proto prostřednictvím Hospodářské komory požadovala, aby se analýza zaměřila i na stav souvisejících právních předpisů a identifikaci legislativních překážek.

Výsledky analýzy MV: systémy pro správu dokumentů jsou u mnoha subjektů státní správy na okraji zájmu.

Ne nepodstatnou oblastí je rovněž zajištění přiměřeného personálního provozu spisové služby. I zde bylo dopředu jasné, že stav u jednotlivých původců zdaleka není ideální – nedostatkem metodiků počínaje přes malý rozsah školení až po nedostatečné finanční ocenění pracovníků podatelen. I tato oblast proto byla zahrnuta do plánovaného zjišťování.

Samotné šetření pak u vybraných původců probíhalo v únoru a březnu. Již první výsledky potvrdily řadu předpokladů zadavatele. Někteří z původců totiž stále spisovou službu vykonávají výhradně v souladu s ustanoveními § 3 a § 63 až § 70 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a prováděcími právními předpisy, kterými jsou vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, zveřejněný ve Věstníku MV, částka 57/2017. Rozsah legislativního rámce spisové služby, který musí původci i dodavatelé zohlednit, je nicméně výrazně širší a zahrnuje jak vybrané tuzemské právní předpisy (jako např. správní řád, kontrolní řád, zákon o kybernetické bezpečnosti apod.), tak prameny sekundárního práva Evropské unie (nařízení eIDAS, GDPR apod.), případně vybrané technické normy.

Spisová služba je přesto u některých veřejnoprávních původců stále neoprávněně na okraji zájmu a ani ve vědecké oblasti jí není věnován dostatečný prostor. Přitom elektronický systém spisové služby je páteřním (a nezřídka jediným) informačním systémem veřejnoprávních původců. A především je systémem, jenž umožňuje příjem doručených a odeslání vlastních dokumentů prostřednictvím datových zpráv, zabezpečuje oběh dokumentů v rámci úřadu, jejich dohledatelnost, průkaznost a právní validitu.

Cestou k nápravě budou akční plány

Výčet analýzou zjištěných nedostatků byl tak rozsáhlý, že nebylo možné nereagovat. Počátkem května tak byl vládě předložen návrh opatření zahrnující jak krátkodobé, tak střednědobé cíle. Mezi ty patří zejména příprava nového zákona upravujícího vedení spisové služby v souladu s požadavky a potřebami eGovernmentu. Ministerstvo vnitra v této souvislosti uvítalo nabídku spolupráce od prezidenta ICT Unie Mgr. Zdeňka Zajíčka. Na přípravě nové právní úpravy se tak budou moci podílet zkušení metodici a analytici dodavatelských firem. Zároveň je nezbytné zahájit nápravu nejzásadnějších chyb. Usnesení vlády, které bylo k výsledkům analytického projektu dne 13. 5. 2019 přijato, proto počítá s uložením povinnosti všem ústředním správním úřadům zpracovat akční plán rozvoje spisové služby ústředního správního úřadu a předložit ho ministerstvu vnitra v termínu do 30. září 2019. Aby byly tyto plány srovnatelné, ukládá návrh usnesení ministerstvu vnitra zpracování pravidel pro definici podoby a minimálního rozsahu akčních plánů v termínu do 31. května. Třetí článek usnesení pak doporučuje vedoucím ostatních ústředních veřejných úřadů nepodřízených vládě postupovat obdobně.

Byť tedy návrh usnesení neukládá přímou povinnost všem určeným původcům, přináší jasný vzkaz: v kontrolách zaměřených na vedení spisové služby se bude pokračovat v zájmu udržení důvěryhodnosti původci spravovaných dokumentů. Ministerstvo vnitra zároveň přislíbilo aktualizaci vydaných metodik a jejich publikaci na jednom místě.

Společnost GORDIC nabídne svým zákazníkům podporu při zpracování akčních plánů i při aktualizaci a rozšíření elektronického systému spisové služby GINIS tak, aby splňoval jak současné, tak již dnes známé funkcionality nezbytné pro vedení plně elektronické spisové služby a realizaci řízení. I nadále pak budeme pro naše zákazníky zajišťovat informační podporu tak, aby na všechny novinky a povinnosti vyplývající z připravované nové právní úpravy byli původci připraveni včas v dostatečném rozsahu.

Autor článku Mgr. Vít Cvrček je hlavním architektem elektronické spisové služby GINIS ve firmě GORDIC a vedoucím pracovní skupiny ICT Unie, která se podílí na přípravě nové právní úpravy spisové služby.

Zdroj: https://www.systemonline.cz

 

Aktuální informace

Jednodušší cesta ke kontrole plnění usnesení

07.01.2020

Krátce na začátek, co to vlastně USN je a k čemu se používá? USN je zkratka modulu „USNESENÍ A PORADY“, jak již název napovídá, jedná se o přípravu a tvorbu materiálů pro zastupitelstva a rady obcí a měst. Samozřejmostí je možnost vedení a zpracovávání porad a komisí jakéhokoliv druhu.

více..

PF 2020

19.12.2019

Příjemné prožití svátků vánočních a šťastný vstup do nového roku

       Vám přeje HAiDA s.r.o.

 

 

více..

Uzavření roku 2019 a zahájení nového roku 2020 v elektronické spisové službě GINIS Express

18.12.2019

Nezapomeňte provést kroky důležité pro uzavření končícího roku 2019 a přechod na nový rok 2020. Tedy uzavření deníků roku 2019 a otevření deníků nových. Návod naleznete v uživatelské příručce.

více..

GINIS Express je připravený na zpracování eNeschopenek

17.12.2019

Od 1. ledna 2020 zahájí ČSSZ ostrý provoz systému eNeschopenky (byla přijata zákony č. 259/2017 Sb. a č. 164/2019 Sb.). Elektronické zpracování přinese zjednodušení v předávání informací mezi nemocnými, ČSSZ, lékaři a zaměstnavateli. Zásadně se tak zjednoduší tok informací.

více..

Na severu Čech proběhla akreditovaná školení ke spisové službě

16.12.2019

Cenná a zajímavá akreditovaná školení absolvovali v posledním čtvrtletí tohoto roku úředníci pracující s elektronickou spisovou službou z obcí, krajů, měst i příspěvkových organizací. Školení se konala v Novém Boru, Liberci, Hradci Králové a Lovosicích, kde se 114 účastníků dozvědělo, jak správně legislativně vést spisovou službu.

více..

Akreditace ekonomických školení

03.12.2019

Pokračujeme v rozšiřování nabídky akreditovaných školení v ekonomické oblasti. Ministerstvem vnitra ČR nám byly nedávno uděleny akreditace na dalších pět vzdělávacích programů průběžného vzdělávání pro úředníky územních samosprávných celků:

více..

Legislativní změny pro ověřování

20.11.2019

Dne 6. 11. 2019 vyšel nový zákon č. 279/2019 Sb., který mění některé zákony na úseku vnitřní správy, a to  i zákon o ověřování, a vyhláška č. 280/2019 Sb., která mění vyhlášku č. 36/2006 Sb. o ověřování shody  opisu nebo kopie s listinou a ověřování pravosti podpisu, ve znění pozdějších předpisů, s účinností  od 21. 11. 2019. Jedná se o tyto dvě změny:  

 

více..

Novela zákona se významně dotýká i jmenných rejstříků

15.11.2019

Byť na první pohled přinesla novela § 64, odst. 5 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě (dále jen "ZOA") jen technickou změnu v rozsahu položek, které mohou být vedeny ve jmenném rejstříku, v rámci které původci přišli o možnost využívat rodné číslo, skutečnost je jiná. 

 

více..

Výpočet DPH a zaokrouhlování

30.10.2019

V kontextu změn v DPH se nyní setkáváme s dotazy ohledně vstupu zaokrouhlení do základu daně. Někteří uživatelé prý toto požadují dokonce na základě různých absolvovaných školení. Níže je odkaz na oficiální vyjádření Finanční správy, kde je jasně uvedeno: 

… z důvodu zachování stejného daňového přístupu k zaokrouhlovacím rozdílům, nevstupuje ani v tomto případě zaokrouhlovací rozdíl do základu daně a nepodléhá tak dani.

více..

Oznámení

18.10.2019

Z technických důvodů budou v úterý 22. října 2019 zaměstnanci společnosti HAiDA s.r.o. mimo své kanceláře, kontaktujte je prosím na jejich e-mail případně mobilní telefon. 

 

 

 

 

Spisovou službu čekají zásadní změny

07.10.2019

Třetího října loňského roku přijala vláda usnesení č. 630 o provedení analýzy informačních systémů pro správu dokumentů a služeb vytvářejících důvěru pro elektronické transakce ve veřejném sektoru. Cílem projektu mělo být zjištění, v jakém stavu se reálně nachází výkon spisové služby ve státní správě. Ve vzorku 76 vybraných subjektů tak byly zastoupeny všechny kategorie původců: zákonodárci (sněmovna, senát), ministerstva, soudy či správní orgány (například Státní energetická inspekce). 

více..

Ransomwarová krize se stále zhoršuje

01.10.2019

Celá řada důkazů nasvědčuje, že ransomware útoky jsou čím dál větší a sofitikovanější. Přitom ještě před několika lety patřil tento škodlivý software mezi relativně málo používané nástroje.

Dnes jde o jeden z nejčastějších a nejúčinnějších způsobů, jak získat pěknou sumu peněz nebo zajímavá data, případně obojí. 

více..

Změny DPH dle novely zákona č. 235/2004 Sb.

27.09.2019

Dnem 1.10.2019 přichází k účinnosti novela zákona o DPH a zároveň končí přechodné období od 1.4.2019, které bylo pro změny vyhrazeno.

Do všech modulů produktových řad GINIS Standard i GINIS Express, které pracují s DPH, byla zapracována změna výpočtu DPH shora.

 

více..

Pomohli jsme vyřešit publikaci materiálů pro členy zastupitelstva a radních

03.09.2019

Publikace materiálů všem členům zastupitelstva a radním je standardní součástí agendy GINIS Standard – Usnesení porady (USN). Tuto agendu dlouhodobě a spokojeně využívá i Krajský úřad Libereckého kraje. Jelikož ve státní správě dochází k maximálnímu odbourávání papírové podoby předávaných materiálů, byla na agendu USN přenesena veškerá činnost související s předáváním materiálů před jednáním i po projednání. 

více..

Vyřizování dokumentů pod stejným číslem jednacím

02.09.2019

K problematice dokumentů vyřizovaných pod stejným číslem jednacím uvádíme, že toto řešení považuje Národní archiv za zcela nevhodné v případě výkonu elektronické spisové služby. Správné a standardní řešení je tyto dokumenty spojit pomocí spisu. Staré dokumenty není potřeba opravovat a vkládat do spisu, takto pořízené a vyřízené dokumenty jsou dle výkladu legislativy firmou GORDIC správně.

více..

Léto začalo milníkem ve světě elektronických pečetí

17.07.2019

Přestože je kvalifikovaná elektronická pečeť relativně novým nástrojem eGovernmentu, počet úřadů ji využívajících stále stoupá. Vedle ústředních správních orgánů (např. České školní inspekce) jsme ke službě I. Certifikační autority připojili i řadu měst a obcí. Kvalifikované pečetě tak najdete na elektronických dokumentech vniklých na městských úřadech od Znojma po Nový Bor. A další instalace stále přibývají. 

více..

Hodnocení AAA v Bisnode CZECH Stability Award

14.06.2019

Hodnocení CZECH Stability Award probíhá na základě finanční i nefinanční bonity firmy. Vyjadřuje aktuální stav, finanční situaci a další faktory. Výsledná známka z desetistupňové škály tak reflektuje stav několika významných ukazatelů, které vychází z historické stability firmy i jejího potenciálu do budoucna. Nejlepším hodnocením je stupeň AAA. Právě této známky dosáhl GORDIC.

více..

Konference Chytrý a bezpečný úřad nabídla exkurzi do světa Smart City a kybernetické bezpečnosti

10.06.2019

Dne 30. května společnost GORDIC uspořádala konferenci zabývající se tématy chytrých měst a kybernetické bezpečnosti. Vystoupila řada odborníků, kteří představili již existující chytrá a bezpečná řešení i budoucí vize a směřování těchto oblastí.

více..

Akreditované školení

05.06.2019

Ministerstvem vnitra ČR nám byla udělena akreditace na další tři vzdělávací programy průběžného vzdělávání pro úředníky. Tentokrát z oblasti spisové služby. 
Termíny konání budou zveřejněny v sekci Školení.

více..

GINIS je připraven na změny při dotazování do základních registrů

22.05.2019

Agendový informační systém GINIS disponuje potřebnými funkčnostmi pro podporu omezení požadovaného rozsahu údajů při dotazování do Registru obyvatel/Registru osob.

více..

Změna DPH

18.04.2019

27. 3. 2019 vyšel ve sbírce zákon (č. 80/2019 Sb. známý také jako „Daňový balíček“. Ten nabude účinnosti  1. 4. 2019. Zákon přináší spousty drobných změn, zapracování změn plynoucí ze směrnic EU, přeřazení sazeb a dalších.

více..

Díky Gordicu vyřeší organizace společně GDPR i kybernetickou bezpečnost

18.04.2019

Ulehčení každodenní práce, splnění aktuální legislativy, dlouhodobá udržitelnost, pohodlné užívání a zaručená bezpečnost. Přesně na těchto základech staví GORDIC svá řešení kybernetické bezpečnosti a GDPR.

více..

Proběhlo setkání uživatelů produktů edice GINIS® Standard

18.04.2019

Dne 29. 03. 2018 proběhlo, v příjemném prostředí hotelu Ludmila, tradiční setkání uživatelů produktů GINIS Standard. Cílem setkání bylo seznámit uživatele s novinkami v produktové řadě Ginis® Standard a informovat je o rozvoji naší společnosti.

více..

Akreditované školení

27.02.2019

Naše společnost získala, po posouzení akreditační komisi, akreditaci vzdělávací instituce s číslem AK/I-41/2018.

Současně byl akreditován první vzdělávacích kurz.  AK/PV-611/2018 - Metodika účetnictví a rozpočtu organizací veřejné správy. 

Jičín

27.02.2019

Už i v srdci  Českého ráje, ve městě Jičín - moje město rada schválila pořízení  elektronického hlasovacího zařízení pro účely veřejného zasedání Zastupitelstva města. Systém je bezdrátový a je propojen s naším systémem GINIS. Jsme rádi, že se další město připojilo k rozvoj.

Stali jsme se členy IPSD

27.02.2019

Začátkem roku 2019 jsme se stali firemními členy Institutu pro správu dokumentů. Institut je profesní organizací sdružující specialisty na problematiku správy informací a dokumentů v České republice.

více..
All Rights Reserved HAiDA, s.r.o. © 2019, Webdesign by LE CLAVERA s.r.o.