V současné době jsou velmi diskutované dopady případného odložení povinnosti provozovat spisovou službu v souladu s novou legislativou (prodloužení tzv. přechodného období)
v souvislosti s aktuálně projednávaným poslaneckým návrhem (viz sněmovní tisk 187). Zásadní otázkou pro dotčené původce je, jak a zda na tyto návrhy již nyní reagovat.
Z našeho pohledu představuje odklad či zastavení prací řadu rizik, a proto jej důrazně nedoporučujeme.
Mimo jiné i proto, že další milníky digitalizace veřejné správy (zejména poskytování digitálních služeb k 1. 2. 2027) zůstaly beze změny. Elektronická spisová služba je přitom v řadě případů podstatnou součástí aplikační podpory.
Pokračovat v procesu implementace (atestované) elektronické spisové služby i v situaci případného posunu termínu naopak znamená:
- zajistit si splnění povinností vyplývajících z legislativy, které dříve nebo později přijdou, a to včas a bez časového tlaku,
- zajistit si včas kapacitu dodavatelů spisových služeb, které budou s blížícím se termínem stále obtížněji dostupné,
- vyhnout se případným termínovým problémům spojeným s prodloužením výběrových řízení,
- zvýšit kvalitu celého procesu díky časové rezervě – návaznosti jednotlivých kroků, více času na úpravu vnitřních procesů a postupů, kvalitnější proškolení atd.,
- co nejdříve zhodnotit už případné uskutečněné investice do programového vybavení a lidských zdrojů,
- využít současných cenových nabídek – ceny produktů a služeb dodavatelů v čase stoupají,
- pořídit si včas takový systém elektronické spisové služby, který (bez ohledu na atestaci) odpovídá současným potřebám jak z pohledu vnitřních procesů a dalších legislativních povinností (práce s digitálními dokumenty, auditovatelná správa dokumentů, dohledatelnost rozhodovacích procesů), tak z pohledu digitálních služeb a komunikace s veřejností,
- mít vytvořené podmínky pro řádnou budoucí správu dokumentů stávajících i nových agendových a provozních informačních systémů (povinnost jejich integrace na eSSL zůstává beze změny).
Současně je nutné upozornit, že výše zmíněný návrh termínového posunu je stále jen poslaneckým návrhem, který může doznat zásadních změn. Aktuálně platná legislativa stále počítá s finálním termínem 1. 1. 2027.
Naše společnost, držitel atestu pro systém elektronické spisové služby GINIS, nijak nepolevuje v úsilí zajistit všem svým stávajícím i novým zákazníkům včasnou implementaci a zahájení provozu spisové služby v atestované podobě, a to bez ohledu na výsledek projednávání záležitosti v Poslanecké sněmovně. Vzhledem k výše uvedeným přínosům včasného postupu totéž doporučuje i legislativně povinným původcům.
