Každý nový úkol je příležitostí k růstu. Inspirativní motto, které lze vztáhnout i na nadcházející změnu, jež školy čeká v podobě povinnosti přejít na elektronické vedení administrativní agendy. Nejpozději do 1. ledna 2027 musí všechny ZŠ a SŠ
nahradit listinnou podobu spisové služby její digitální verzí.
Tato změna přináší nejen nové povinnosti ale především možnost, jak zpřehlednit, zrychlit a zjednodušit administrativní procesy ve škole.
Digitalizace jako příležitost
Legislativní povinnost je jen začátek. Skutečným důvodem, proč školy eSSL potřebují, je rostoucí míra digitalizace procesů vzdělávacího systému. Vznikají nové aplikace, které generují elektronické dokumenty – od přihlášek přes rozhodnutí o přijetí až po různé formuláře, o které se lze správně postarat pouze prostřednictvím elektronické spisové služby. Typickým příkladem systému, který generuje elektronické dokumenty, s nimiž musí škola dále nakládat podle pravidel spisové služby, je Digitální přihlašovací systém (DIPSY). Už druhým rokem z něj přicházejí do škol elektronické přihlášky, rozhodnutí a další dokumenty, které je potřeba nejen uložit, ale také ověřit jejich formát a podpisy, zpracovat v rámci skartačního řízení a evidovat přístupy k nim podle požadavků GDPR. Každé zobrazení dokumentu je totiž zpracováním osobních údajů, které musí být doložitelné. Tento trend bude dále sílit s plnou účinností zákona č. 12/2020 Sb., který rozšiřuje digitální agendy i v oblasti školství. eSSL se tak stává nejen nutností, ale základním nástrojem moderního řízení školy.
Když školní systém nestačí
I školní informační systémy (ŠIS), jako jsou například Bakaláři, dnes vytvářejí množství dokumentů, které je nutné správně evidovat a archivovat. Tyto systémy však nejsou určeny ke správě dokumentů podle zákona o archivnictví a spisové službě, takže část dokumentů často zůstává mimo oficiální evidenci. I proto je nezbytné zavést elektronickou spisovou službu (eSSL) a ideálně takovou, která je s používaným ŠIS přímo propojena. Příkladem takového řešení je spisová služba GINIS SSD Education od společnosti Gordic, která zajišťuje nejen správu dokumentů v plném souladu s legislativou, ale díky možnostem integrace například s platformou Bakaláři a dalšími výrazně zjednodušuje přijímací řízení i evidenci rozhodnutí.
Podpora vedení školy, administrativy i učitelů
Systém eSSL není jen nástroj pro sekretariát. Je to páteřní systém školy, který propojuje práci ředitele, administrativy, učitelů i dalších pracovníků. Díky automatizaci procesů, elektronickému podepisování a evidenci všech administrativních kroků výrazně šetří čas, zajišťuje přehlednost a snižuje riziko chyb. Pro ředitele to znamená především větší kontrolu nad procesy, vyšší bezpečnost dat a jistotu souladu s legislativou.
Digitalizace jako součást širší infrastruktury školy
Nasazení eSSL je jen jedna část celkové transformace. Školy dnes potřebují komplexní digitální infrastrukturu, která propojí spisovou službu, ekonomický a personální systém, portál školy i další nástroje do funkčního celku. Při výběru eSSL je tak důležité zvolit dodavatele, který nabízí školám nejen software, ale mimo jiné i služby implementace, možnost provozu v cloudu a dlouhodobou podporu.
Atestovaná jistota
GINIS SSD Education vychází z osvědčeného systému GINIS, který je standardem v české veřejné správě, přičemž je prvním systémem na trhu, který aktuálně prochází procesem atestace. Jako atestované řešení splňuje všechny legislativní požadavky a díky certifikaci na úroveň bezpečnosti BU3 – nejvyšší možnou úroveň bezpečnosti ve státním Katalogu služeb Cloud Computingu – zaručuje maximální ochranu dat, spolehlivost i dlouhodobou udržitelnost správy dokumentů. Pro školu to znamená jistotu spolehlivého a bezpečného řešení, plně ověřeného a připraveného na další etapy digitalizace.
◾Pomáháme vám usnadnit vaši práci◾
