Informační systémy veřejné správy musí respektovat stovky zákonných požadavků a kontrolních mechanismů. Naším úkolem je tuto složitost zvládnout a uživatelům práci co nejvíce zjednodušit, říká Vladimír Přech, ředitel
obchodně-právní sekce společnosti GORDIC.
V oblasti informačních technologií se pohybujete již více než 20 let. Jak se vyvíjí digitalizace české veřejné správy a co považujete za její největší brzdu?
V uplynulých desetiletích jsme byli svědky výrazného pokroku jak interních provozních systémů veřejné správy, tak v oblasti komunikace s veřejností prostřednictvím digitálních služeb. Z jejich hlediska bylo zlomovým okamžikem zavedení bankovní identity v roce 2021. Dnes ji aktivně využívá více než pět milionů občanů, což je pro stát obrovskou strategickou výhodou. Lidé mají zájem technologie využívat, disponují potřebným vybavením a stát má připravenou legislativu. Míč je tedy na straně úřadů, jejich aktivita či pasivita rozhoduje o tom, zda se právo občanů na digitální služby naplňuje – zejména prostřednictvím funkčních samoobslužných portálů.
Koho byste, pokud jde o aktivitu, vyzvedl?
Občas se trochu zapomíná na města a obce a jejich Portály občana, které lidem umožňují řešit každodenní životní situace, pohodlně platit poplatky nebo hlásit závady. Tyto portály už nyní podporujeme ve více než 60 městech a obcích. S blížící se účinností zákona o právu na digitální služby jsou aktivnější i státní instituce. Ještě důležitější než procento digitalizovaných úkonů však je uvědomění, že digitalizace by neměla být cílem sama o sobě, ale sloužit jako nástroj pro řešení zásadních celospolečenských problémů. Motiv „lidé nebudou muset stát fronty na úřadech“ je už dnes málo ambiciózní – fronty na úřadech prakticky neexistují.
Jaké problémy máte na mysli?
Tlak na veřejné rozpočty a otázka dlouhodobé udržitelnosti financování současného rozsahu veřejných služeb. Mluví se o tom, jak nás digitalizace dovede ke štíhlému a levnějšímu státu, přitom praktické kroky zatím přicházejí pomalu. Z hlediska nákladů na IT je problematická zejména situace, kdy různé úřady se stejnou agendou nebo obdobnou rolí rozvíjejí své základní provozní systémy odlišnými postupy s řadou specialit, a zároveň mají na dodavatele unikátní požadavky. Ve výsledku to vede ke zvýšeným přímým i nepřímým nákladům. Proto považuji za klíčové sdílení dobré praxe, a zejména standardizaci procesů. Příkladem, který přes všechny počáteční obtíže funguje, je atestace elektronických spisových služeb.
O co jde?
Elektronická spisová služba je informační systém, který pomáhá organizacím efektivně pracovat s dokumenty. Cílem její atestace je ověřit, že daný systém je v souladu s požadavky archivního zákona, příslušné prováděcí vyhlášky a takzvaného národního standardu. Atestace tak usnadní úřadům výběr dodavatele systému, který splňuje zákonné požadavky. Jsme hrdí na to, že jsme atestací prošli koncem minulého roku úspěšně jako první. Celý proces byl mimořádně náročný, zahrnoval prověření tisíce atestač ních kroků a připravovali jsme se na něho více než rok.
Takže veřejné instituce si budou muset zvolit nějaký atestovaný systém. Na co dalšího by si měly při výběru spisové služby dát pozor?
Problémy se často objevují u migrace dat a při napojení na další systémy. Při výběru dodavatele je proto důležité zvolit takového, který má zkušenosti s převodem dat z jiného systému a odpovědně nacení služby s tím spojené. Nejde o jednoduchou záležitost, kvalita dat bývá rozdílná a součinnost s dodavatelem nahrazovaného systému nejistá. Dalším problematickým bodem jsou integrace se systémy třetích stran. Ideální řešení spisové služby proto nabízí i otevřenou integrační platformu, která usnadňuje propojení s dalšími aplikacemi.
Co to pro organizace nebo úřady znamená v praxi?
Když se například náš zákazník rozhodne rozšířit platformu Ginis o specializovanou aplikaci, může toto rozšíření poptat u kohokoliv na světě. Nová aplikace se pak s Ginisem propojí přes aplikační programové rozhraní. Navíc v poslední době registrujeme trend sjednocovat základní provozní agendy do jedné platformy. Přispívá k tomu i novelizovaná legislativa v oblasti správy dokumentů, která zásadně mění přístup k integraci informačních systémů, například ekonomických nebo personálních, se spisovou službou. Hlavním cílem těchto změn je zajistit, aby dokumenty vznikající v „jiných“ systémech, například ekonomických, nezůstávaly mimo kontrolu a splňovaly legislativní nároky na věrohodnost a průkaznost původu a bylo nad nimi možné provádět výběr archiválií. Zabezpečit takovou integraci v rámci jedné platformy je jednodušší.
Mluvíte-li o tlaku na rozpočty, hodně se v poslední době zmiňuje slučování malých obcí z důvodu úspor. Jaký na to máte názor?
Nemyslím si, že bychom se měli vracet k praxi „střediskových obcí“ z minulosti. Současné technologie nabízejí cestu, jak zachovat nezávislost samospráv a zároveň výrazně snížit jejich administrativní zátěž. Starosta malé obce ani ředitel školy nemohou být experty na kyberbezpečnost, Obecné nařízení o ochraně osobních údajů, GDPR, nebo služby eIDAS. Pokud stát nebo zřizovatel poskytne těmto organizacím odpovídající odborné zázemí, nucené slučování kvůli úsporám nákladů zmizí. Řešením je sdílená infrastruktura ať už formou regionálních datových center, nebo prověřeného komerčního cloudu. Klíčovou roli přitom hraje i jednotný informační systém na resortní, krajské či městské úrovni. Úspěšných příkladů takového přístupu dnes existuje řada.
Jaké další přínosy takový model přináší?
Ekosystém zahrnující zřizované nebo podřízené organizace nabízí řadu výhod, jako jsou výhodnější licenční modely, jednotná metodika výkonu agend, hromadná školení, snazší práce s daty napříč systémy, jednodušší kontrolní činnost či možnost srovnání hospodaření. V konečném důsledku pak vede k úsporám financí i lidské práce. Aktuálním příkladem jsou školy, které se na nás obracejí v souvislosti s novou povinností vést od 1. ledna příštího roku elektronickou spisovou službu. Informují se na dostupná řešení, zjišťují ceny a snaží se orientovat na trhu. Rádi jim vyhovíme, za efektivnější však považuji přístup, který už řada měst zvolila – vybrat jednoho dodavatele pro všechny své příspěvkové organizace a centrálně za ně vyřešit smluvní vztahy, nastavení podpory i další související otázky. Taková podpora se přitom nemusí týkat jen spisové služby. Obdobný přistup by si zasloužilo i systematické řízení kybernetické bezpečnosti.
Nejdiskutovanějším tématem odborných konferencí je nyní umělá inteligence. Jak vidíte její roli při digitalizaci státu?
Umělá inteligence hraje významnou roli a v našich systémech ji už najdete. Nasazujeme ji například pro automatické vytěžování dat z dokumentů, jako jsou faktury, pro pokročilé třídění dokumentů na podatelnách a připravujeme AI asistenty pro koncové uživatele. Do budoucna AI umožní občanům formulovat své požadavky přirozeným způsobem, bez nutnosti vyplňovat složité formuláře. Státu otevře cestu k aktivnímu přístupu, například k včasnému upozorňování na propadlý doklad či nezaplacený poplatek a ke snižování rizika chyb. AI může být důležitým prvkem při přeměně státu z autority, která primárně kontroluje a trestá chyby, v partnera, který pomáhá a předchází problémům. Role úředníka se díky tomu posune od rutinních činností k odbornému dohledu a cílené pomoci lidem, kteří se s novou digitální realitou vyrovnávají obtížněji.
Zmínil jste AI asistenty a další vylepšení. Navzdory tomu si uživatelé /úředníci často stěžují na složitost aplikací, s nimiž pracují. Lze je udělat jednodušší?
Je třeba si uvědomit, že informační systémy ve veřejné správě jsou vázány legislativou. Jejich složitost je přímým odrazem složitosti našich zákonů, vyhlášek a kontrolních mechanismů. Nelze proto očekávat, že procesy s mnoha vazbami a kontrolami vyřešíme jednoduchou aplikací „na jedno kliknutí“. Přáli bychom si, aby naše aplikace byly jednodušší, znamenalo by to méně práce i pro nás. Naším cílem je proto složitost před uživateli maximálně skrývat a postupně ji odbourávat tam, kde to legislativa dovolí.
Zdroj: deník Euro