Třetího října loňského roku přijala vláda usnesení č. 630 o provedení analýzy informačních systémů pro správu dokumentů a služeb vytvářejících důvěru pro elektronické transakce ve veřejném sektoru. Cílem projektu mělo být zjištění, v jakém stavu se reálně nachází výkon spisové služby ve státní správě. Ve vzorku 76 vybraných subjektů tak byly zastoupeny všechny kategorie původců: zákonodárci (sněmovna, senát), ministerstva, soudy či správní orgány (například Státní energetická inspekce). 

Co do rozsahu tak šlo o jednu z nejrozsáhlejších analýz stavu vedení spisové služby od přijetí zákona č. 499/2004 S., o archivnictví a spisové službě.

V digitálním světě chybí jednotný postup

Již samotná příprava tohoto projektu však nebyla jednoduchá. Původní zadání směřovalo ke zjištění, jak jednotliví původci plní své povinnosti či zda informační systémy, podporující vedení spisové služby, splňují požadavky stanovené příslušnými právními předpisy. Nic proti tomu – obě tyto oblasti jsou důležité a již dopředu bylo zřejmé, že ne vždy bude možné původce a jejich dodavatele za reálný stav pochválit. Nicméně stejně tak bylo evidentní, že je třeba zadokumentovat i dlouhodobě neřešené střety požadavků jednotlivých právních předpisů s dopadem na výkon spisové služby či výkladovou jednoznačnost metodik a doporučení.

V záplavě předpisů, které přímo či nepřímo výkon spisové služby ovlivňují, se ty správné cesty a postupy hledají velmi obtížně. To, co se dlouhodobě a zvykově realizuje s listinným dokumentem (například vyznačení doložky nabytí právní moci či vykonatelnosti) žel dosud není pro digitální dokumenty právními předpisy jednoznačně definováno. A je nahrazující metodiky ne vždy stačí. A to zdaleka není jediný případ nedořešené odchylnosti listinného a digitálního světa. V praxi to pak vede k tomu, že fakticky identické procesy realizuje každý původce odchylně – a ne vždy správně. Tato skutečnost se pak negativně promítá i do vývoje a provozu elektronických spisových služeb. ICT Unie proto prostřednictvím Hospodářské komory požadovala, aby se analýza zaměřila i na stav souvisejících právních předpisů a identifikaci legislativních překážek.

Výsledky analýzy MV: systémy pro správu dokumentů jsou u mnoha subjektů státní správy na okraji zájmu.

Ne nepodstatnou oblastí je rovněž zajištění přiměřeného personálního provozu spisové služby. I zde bylo dopředu jasné, že stav u jednotlivých původců zdaleka není ideální – nedostatkem metodiků počínaje přes malý rozsah školení až po nedostatečné finanční ocenění pracovníků podatelen. I tato oblast proto byla zahrnuta do plánovaného zjišťování.

Samotné šetření pak u vybraných původců probíhalo v únoru a březnu. Již první výsledky potvrdily řadu předpokladů zadavatele. Někteří z původců totiž stále spisovou službu vykonávají výhradně v souladu s ustanoveními § 3 a § 63 až § 70 zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a prováděcími právními předpisy, kterými jsou vyhláška č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a Národní standard pro elektronické systémy spisové služby, zveřejněný ve Věstníku MV, částka 57/2017. Rozsah legislativního rámce spisové služby, který musí původci i dodavatelé zohlednit, je nicméně výrazně širší a zahrnuje jak vybrané tuzemské právní předpisy (jako např. správní řád, kontrolní řád, zákon o kybernetické bezpečnosti apod.), tak prameny sekundárního práva Evropské unie (nařízení eIDAS, GDPR apod.), případně vybrané technické normy.

Spisová služba je přesto u některých veřejnoprávních původců stále neoprávněně na okraji zájmu a ani ve vědecké oblasti jí není věnován dostatečný prostor. Přitom elektronický systém spisové služby je páteřním (a nezřídka jediným) informačním systémem veřejnoprávních původců. A především je systémem, jenž umožňuje příjem doručených a odeslání vlastních dokumentů prostřednictvím datových zpráv, zabezpečuje oběh dokumentů v rámci úřadu, jejich dohledatelnost, průkaznost a právní validitu.

Cestou k nápravě budou akční plány

Výčet analýzou zjištěných nedostatků byl tak rozsáhlý, že nebylo možné nereagovat. Počátkem května tak byl vládě předložen návrh opatření zahrnující jak krátkodobé, tak střednědobé cíle. Mezi ty patří zejména příprava nového zákona upravujícího vedení spisové služby v souladu s požadavky a potřebami eGovernmentu. Ministerstvo vnitra v této souvislosti uvítalo nabídku spolupráce od prezidenta ICT Unie Mgr. Zdeňka Zajíčka. Na přípravě nové právní úpravy se tak budou moci podílet zkušení metodici a analytici dodavatelských firem. Zároveň je nezbytné zahájit nápravu nejzásadnějších chyb. Usnesení vlády, které bylo k výsledkům analytického projektu dne 13. 5. 2019 přijato, proto počítá s uložením povinnosti všem ústředním správním úřadům zpracovat akční plán rozvoje spisové služby ústředního správního úřadu a předložit ho ministerstvu vnitra v termínu do 30. září 2019. Aby byly tyto plány srovnatelné, ukládá návrh usnesení ministerstvu vnitra zpracování pravidel pro definici podoby a minimálního rozsahu akčních plánů v termínu do 31. května. Třetí článek usnesení pak doporučuje vedoucím ostatních ústředních veřejných úřadů nepodřízených vládě postupovat obdobně.

Byť tedy návrh usnesení neukládá přímou povinnost všem určeným původcům, přináší jasný vzkaz: v kontrolách zaměřených na vedení spisové služby se bude pokračovat v zájmu udržení důvěryhodnosti původci spravovaných dokumentů. Ministerstvo vnitra zároveň přislíbilo aktualizaci vydaných metodik a jejich publikaci na jednom místě.

Společnost GORDIC nabídne svým zákazníkům podporu při zpracování akčních plánů i při aktualizaci a rozšíření elektronického systému spisové služby GINIS tak, aby splňoval jak současné, tak již dnes známé funkcionality nezbytné pro vedení plně elektronické spisové služby a realizaci řízení. I nadále pak budeme pro naše zákazníky zajišťovat informační podporu tak, aby na všechny novinky a povinnosti vyplývající z připravované nové právní úpravy byli původci připraveni včas v dostatečném rozsahu.

Autor článku Mgr. Vít Cvrček je hlavním architektem elektronické spisové služby GINIS ve firmě GORDIC a vedoucím pracovní skupiny ICT Unie, která se podílí na přípravě nové právní úpravy spisové služby.

Zdroj: www.systemonline.cz