Informační systém GINIS® Express


Elektronická spisová služba (ESS)

Aplikace Elektronická spisová služba (ESS) slouží k evidenci dokumentů vyplývající z předpisů k vedení spisové služby. Napomáhá snadné orientaci v dokumentech, umožňuje okamžité vyhledání kteréhokoli z nich a přijímání a odesílání dokumentů klasickou poštou, elektronickou poštou a datovou schránkou. Automatizuje a sjednocuje tiskové výstupy. Vede datové skladiště dokumentů v elektronické formě. Výrazně usnadňuje práci.

Proč používat ESS?

Uspoříte náklady za tisk, kopírování a poštovní služby.

Snadno a rychle dohledáte všechny potřebné dokumenty a informace s nimi související.

Běžné činnosti s dokumenty se zautomatizují. Ušetříte spoustu času a energie.

Budete provozovat elektronickou spisovou službu podle zákonných norem. Díky aktualizacím udržíte tempo s technikou i s proměnlivou legislativou.

Vyřešíte problém s napojením na datové schránky a Czech POINT.

Nezaskočí Vás došlé elektronické dokumenty.

Budete mít úplný přehled o aktivitě svých pracovníků.

Zastavíte nárůst počtu papírů.

Propojením se svými dalšími agendami odstraníte duplicitu činností (dvojí evidenci).

Program je určen soukromých i státním subjektům, které potřebují řešit evidenci všech elektronických i papírových dokumentů (faktur, dopisů, objednávek, obchodní korespondence apod.). Umožní Vám komplexní evidenci dokumentů, a to zcela v souladu s předepsaným Národním standardem pro elektronické systémy spisové služby. Zároveň se však přizpůsobí Vašim konkrétním potřebám.

Své dokumenty budete moci snadno vytvářet, upravovat, evidovat, vyřizovat, vyhledávat, přijímat i odesílat a především uchovávat. To vše v pohledném a intuitivním prostředí. Samozřejmostí programu ESS je možnost propojit jej se systémem datových schránek a systémem Czech POINT.

Co umí ESS?

Elektronická spisová služba (ESS) poskytuje moderní a ucelený systém správy dokumentů ušitý na míru Vašemu úřadu i firmě, přičemž plní veškeré nároky české legislativy.

Práce s dokumenty

  • Vytváří, upravuje, eviduje a uchovává vlastní i doručené dokumenty. Jak papírové, tak elektronické.
  • Označuje dokumenty číslem jednacím i ostatními potřebnými náležitostmi.
  • Automaticky vede podací deník.
  • Umožňuje snadné vyhledávání a filtrování a hromadné operace s dokumenty.
  • Třídí dokumenty do spisů.

Elektronické dokumenty

Svůj plný potenciál odhalí aplikace ESS zejména při práci s elektronickými dokumenty. A těch bude jen a jen přibývat.

  • Dovede zobrazit a editovat obsah elektronických dokumentů.
  • Ukládá elektronické dokumenty způsobem, který zaručuje věrohodnost původu dokumentu a neporušitelnost a čitelnost jeho obsahu.
  • Automaticky kontroluje a doplňuje elektronické značky a časová razítka, jak ukládá zákon.
  • Vlastní dokumenty opatřuje elektronickými podpisy. U doručených dokumentů ověřuje pravost těchto podpisů.
  • Automaticky převádí dokument do vybraného formátu.
  • Provádí konverzi dokumentů z analogové podoby do digitální i naopak. Včetně autorizované konverze, díky napojení na systém Czech POINT.

Pohyb po instituci

  • Předává a přiděluje dokumenty mezi jednotlivými funkčními místy.
  • Poskytuje úplný přehled o manipulaci s dokumentem, o jeho oběhu v rámci organizace a o jeho aktuálním stavu (vyřízený, uzavřený, stornovaný, ztracený atd.). Zaznamenává každý pohyb dokumentu i zásah do něho. To vede k osobní odpovědnosti pracovníka za každý dokument.

Přijímání a odesílání

  • Přijímá a odesílá dokumenty. Poštou klasickou, elektronickou i skrze datovou schránku.
  • Zobrazuje zprávy doručené do elektronické podatelny, do e-mailové i datové schránky a vytváří z nich dokumenty.
  • Zaznamenává doručení dokumentu. Automaticky eviduje doručenky z datové schránky.
Víte, že…

S Elektronickou spisovou službou (ESS) přizpůsobíte činnost svého úřadu požadavkům aktuálního znění zákona č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, a zákona č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, a současně si usnadníte každodenní práci.

Ukládání a skartace

  • Ukládá uzavřené dokumenty a spisy do elektronické spisovny.
  • Eviduje skartační znaky a lhůty.
  • Umožňuje zadat spisový a skartační plán přesně na míru.

Tisk

  • Poskytuje velmi rozsáhlou paletu šablon dokumentů pro tisk. Tyto tzv. tiskové sestavy si umějí samy doplnit potřebné údaje zaevidované v elektronické spisové službě, a tak zkrátit a do velké míry automatizovat tisk potřebných dokumentů a dát jim jednotnou štábní kulturu.

A to není vše…

  • ESS dále umožňuje terminálový přístup.
  • Podporuje sjednocení s informačními systémy, které již na úřadě používáte.
  • Komunikuje s externími informačními systémy (webovými službami).
  • Obsahuje velmi praktický plánovací kalendář. V něm je možno vést si nejen svůj denní rozvrh, ale také do něj zadávat termíny, do nichž musí být vyřízeny konkrétní dokumenty. Blížící se termín na sebe následně sám upozorní. Kalendář lze synchronizovat s aplikací Microsoft Outlook.
  • Kontroluje dostupnost nových verzí programu a snadno se aktualizuje. Automaticky tak drží krok s legislativními změnami.
Víte, že…

Proškolíme Vaše pracovníky tak, aby v aplikaci pracovali efektivně a samozřejmě.

Zajistíme úplný servis. Kdykoli se na nás můžete obrátit s jakýmkoli problémem či přáním.

Aplikaci je možno dále rozšířit o:

  • Registr autorizovaných konverzí, který eviduje autorizované konverze z moci úřední; včetně jejich podepsání a získání ověřovací doložky.
  • E-learning. Ozvučený výukový videokurz, který Vás programem názorně provede a naučí Vás se spisovou službou efektivně pracovat. Více v letáku.
  • Manažerské výstupy, jež umožňují automaticky vytvářet přehledné grafické výstupy vedení spisové služby. Více v letáku.
  • Tlačítko pro Outlook. V programu Microsoft Outlook Vám přibude tlačítko, jehož stisknutím zaevidujete e-mail do spisové služby přímo z tohoto poštovního klienta.
  • Čtečku čárových kódů. Pouhým přiložením čtečky ke štítku s čárovým kódem nalepenému na dokumentu okamžitě dohledáte jeho elektronickou podobu.
  • Váhu a frankovací stroj. K automatickému vážení a frankování odesílaných zásilek.

Letáky ke stažení

Stáhněte si propagační letáky s dalšími informacemi o Elektronické spisové službě (ESS).

Spočítat cenu

Nechte si spočítat cenu Elektronické spisové služby (ESS). Vyplňte své požadavky na spisovou službu do formuláře. Záhy Vám zašleme nezávaznou cenovou nabídku přesně na míru s 10% slevou na software!

Spočítat cenu ESS

 

© 1991-2014 HAiDA s. r. o. | Kontakt | Podmínky používání | Ochranné známky | Mapa webu | Články - RSS | Přihlásit se